CentreCorporatif.ca aide les sociétés et compagnies (fédérales et québécoises) à préparer les procès-verbaux de leurs assemblées annuelles ou les résolutions écrites signées par tous les administrateurs ou actionnaires en tenant lieu, directement de notre site Internet. CentreCorporatif.ca vous aidera dans la préparation de ces procès-verbaux ou résolutions afin que vous vous conformiez à la loi applicable. Le processus est facile, rapide et abordable.

En vertu des lois fédérales et québécoises, des assemblées des actionnaires et des administrateurs doivent être tenues chaque année. Les décisions prises lors de ces assemblées doivent être notées dans les procès-verbaux desdites assemblées ou faire l’objet d’un document signé par tous les administrateurs ou actionnaires. Les compagnies sont obligées en vertu des lois applicables de tenir ces assemblées chaque année à l’intérieur de délais prescrits.

Les procès-verbaux ou résolutions vous seront envoyés par la poste afin que vous puissiez les insérer dûment signés dans votre livre des procès-verbaux.

Une assemblée des actionnaires doit être tenue chaque année. L’assemblée est tenue à l'époque prévue dans les statuts de constitution de la compagnie ou dans ses règlements. Dans la plupart des cas, les règlements de la compagnie accordent aux administrateurs beaucoup de latitude quant au moment où l'assemblée doit être tenue. Généralement, l'assemblée est tenue au siège social de la compagnie.

Pendant l'assemblée annuelle des actionnaires, ces derniers : (a) reçoivent, étudient et approuvent le bilan et les autres états financiers qui leur sont présentés par le conseil d'administration, de même que le rapport du vérificateur s’il y a lieu; (b) ratifient certains types de règlements adoptés par les administrateurs pendant l'année; (c) élisent les administrateurs pour l'année à venir; (d) nomment des vérificateurs (les actionnaires d'une société fermée peuvent décider, par voie de résolution, de ne pas nommer de vérificateurs; cette résolution, qui demeure valide jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, doit être approuvée par tous les actionnaires, y compris ceux qui n'ont pas le droit de vote; le vérificateur, dont le mandat expire à la prochaine assemblée annuelle, doit être un comptable agréé et il ne peut être un administrateur ou un dirigeant de la compagnie; sa rémunération est fixée par les actionnaires, mais ce pouvoir est souvent délégué ou attribué par défaut, selon la loi applicable, aux administrateurs); et (e) dans le cas des petites compagnies, ratifient tous les actes faits par les administrateurs et les dirigeants au cours de l'année précédente.

Le conseil d'administration se réunit généralement au moins deux fois par année, à savoir avant et après l'assemblée annuelle des actionnaires. À la première assemblée, les administrateurs étudient les rapports qui seront remis aux actionnaires et ils adoptent le bilan qu'ils leur présenteront. À cette réunion, les administrateurs adoptent conformément à la loi une résolution qui autorise deux d'entre eux à signer le bilan au nom du conseil. Les administrateurs convoquent alors l'assemblée annuelle des actionnaires.

La réunion subséquente a généralement lieu immédiatement après la clôture de l'assemblée annuelle des actionnaires. Les administrateurs nouvellement élus ou réélus se réunissent afin d'élire les dirigeants pour l'année à venir et, si les actionnaires décident de ne pas élire de vérificateur, nomment un expert-comptable.