Qu’est-ce que la gestion des documents corporatifs?

La « gestion des documents corporatifs » fait référence à deux obligations générales auxquelles une société doit se conformer régulièrement et continuellement pour se conformer aux lois applicables. Ces deux obligations générales sont les suivantes : (1) la préparation de certains documents liés aux décisions d’affaires (y compris ce qu’on appelle souvent les « procès-verbaux annuels » et « les résolutions corporatives »); et (2) la production, en temps opportun, de formulaires et de rapports gouvernementaux, afin de tenir à jour les renseignements relatifs à la société dans les registres du gouvernement.

Pour ce qui est de la première obligation, une société doit conserver des registres internes concernant les décisions importantes qui sont prises par ses administrateurs et ses actionnaires. Voici quelques exemples : la nomination d’un nouveau dirigeant, le versement d’un dividende (profit), le changement de siège social, l’émission ou le transfert d’actions, l’approbation des états financiers ou encore l’élection d’administrateurs. En général, la plupart des sociétés préparent des « procès-verbaux annuels » pour chacune de ces décisions. Les décisions peuvent être prises lors d’une assemblée annuelle, où les « procès-verbaux » sont signés. Ou alors, si une telle assemblée n’est pas tenue, les décisions peuvent être inscrites dans des registres signés par les administrateurs et les actionnaires. Les décisions sont enregistrées et conservées dans le livre des procès-verbaux de la société, avec tous les autres documents importants.

La deuxième obligation impose aux sociétés de tenir le gouvernement à jour relativement à l’information qui les concerne. Aux fins de conformité, les sociétés doivent produire en temps opportun : rapports annuels, avis de changement de dénomination sociale, avis de changement de siège social, d’administrateurs et, dans certaines juridictions, d’actionnaires. Ces formulaires sont distincts et diffèrent des formulaires fiscaux du gouvernement comme les déclarations d’impôts, les déclarations de TPS/TVP et les déductions sur la paie.

La combinaison de ces deux obligations est ce à quoi les avocats et les comptables font référence lorsqu’ils parlent de « gestion des documents corporatifs » et de « tenir à jour l’information relative à votre société ». Une bonne gestion des documents corporatifs dépend de la préparation en temps opportun de la documentation nécessaire sur la société, ainsi que de la production des formulaires et des avis permettant de tenir l’information à jour dans les registres du gouvernement. Le défaut de se plier à ces obligations peut donner lieu à des amendes de la part du gouvernement, voire à la dissolution (fermeture) d’une société.

Pourquoi faire appel à CentreCorporatif.ca pour la gestion de vos documents corporatifs?

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Veuillez noter que vous pouvez nous confier la gestion de vos documents corporatifs même si vous n’avez pas constitué votre société avec nous.

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